Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag

zwischen

imonova - ein der Produkt der -

MDG Immobilien GmbH, Hauptstraße 62, 83324 Ruhpolding, HRB 35360, Amtsgericht Traunstein, Betreiberin des Portals imonova.de, nachfolgend „Auftragsverarbeiter“,

und dem jeweiligen Kunden, der das Portal zur Verarbeitung personenbezogener Daten nutzt, nachfolgend „Verantwortlicher“.

§ 1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

(1) Dieser Vertrag ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von imonova.de und gilt, soweit die MDG Immobilien GmbH personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

(2) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Immobilienverwaltungsportals, insbesondere zur Verwaltung von Immobilien, Mietern, Eigentümern und Verträgen sowie zur Erstellung von Neben- und Heizkostenabrechnungen.

(3) Die Verarbeitung beginnt mit der Nutzung der entsprechenden Funktionen und endet mit Beendigung der zugrunde liegenden Leistung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und betroffene Personen

(1) Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und zum Betrieb des Portals sowie zur Durchführung der vom Kunden genutzten Verwaltungs-, Abrechnungs-, Dokumentations- und Kommunikationsfunktionen.

(2) Verarbeitet werden können insbesondere Stammdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Miet- und Vertragsdaten, Immobilien- und Abrechnungsdaten sowie vom Kunden hinterlegte Dokumente und sonstige verwaltungsbezogene Angaben.

(3) Betroffene Personen können insbesondere Mieter, Vermieter, Eigentümer, sonstige Vertragspartner, Ansprechpartner und Nutzer des Portals sein.

(4) Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der vorgesehenen Verarbeitung. Soweit der Kunde solche Daten dennoch einstellt, hat er deren Zulässigkeit gesondert sicherzustellen.

§ 3 Pflichten des Verantwortlichen

(1) Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Erfüllung seiner Informationspflichten und das Vorliegen der erforderlichen Rechtsgrundlagen verantwortlich.

(2) Der Verantwortliche stellt sicher, dass die an den Auftragsverarbeiter übermittelten Daten rechtmäßig erhoben wurden und die Verarbeitung im Rahmen dieses Vertrags zulässig ist.

(3) Der Verantwortliche erteilt erforderliche Weisungen in dokumentierter Form und ist für deren Rechtmäßigkeit verantwortlich.

§ 4 Pflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, sofern er nicht durch geltendes Recht zu einer Verarbeitung verpflichtet ist. In diesem Fall informiert er den Verantwortlichen vorab, soweit gesetzlich zulässig.

(2) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

(3) Er trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO und überprüft deren Wirksamkeit regelmäßig.

(4) Er unterstützt den Verantwortlichen im erforderlichen Umfang bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen, bei der Sicherheit der Verarbeitung sowie bei Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und erforderlichen Konsultationen mit Aufsichtsbehörden.

(5) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bekannt wird oder er eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig hält.

(6) Er stellt dem Verantwortlichen die zur Überprüfung der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht angemessene Prüfungen und Inspektionen.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Auftragsverarbeiter darf Unterauftragsverarbeiter einsetzen, sofern die Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO erfüllt sind.

(2) Die zum Einsatz kommenden Unterauftragsverarbeiter und deren jeweilige Leistungen sind in Anlage 1 – Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Für die über Wix bereitgestellten Leistungen wird ergänzend auf die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter von Wix verwiesen.

(3) Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden dem Verantwortlichen vorab in geeigneter Form mitgeteilt. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.

(4) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet seine Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf mindestens gleichwertige Datenschutzpflichten und bleibt für die Erfüllung seiner Verpflichtungen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich.

§ 6 Rückgabe und Löschung

Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten oder stellt sie dem Verantwortlichen nach dessen Wahl zur Verfügung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Verbleibende Kopien werden vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten gelöscht.

§ 7 Schlussbestimmungen und Bezugnahme

(1) Ergänzend gelten die AGB von imonova und die Datenschutzerklärung von imonova.de, soweit deren Regelungen mit diesem Vertrag und den Anforderungen der Auftragsverarbeitung vereinbar sind.

(2) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Dokumentation des Auftragsverarbeiters. Diese wird dem Verantwortlichen auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(3) Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die DSGVO.

(4) Dieser Vertrag kann elektronisch abgeschlossen werden und gilt ab Beginn der Auftragsverarbeitung.

Anlage 1 – Unterauftragsverarbeiter von imonova

Der Auftragsverarbeiter imonova setzt zur Bereitstellung und zum Betrieb des Immobilienverwaltungsportals imonova.de die nachfolgend beschriebenen Dienstleister ein.

1. Plattformanbieter Wix

Anbieter: Wix.com Ltd. sowie die für die Leistungserbringung zuständigen Wix-Konzerngesellschaften.

Zweck: Bereitstellung und Betrieb der Plattform, Hosting, Speicherung und Abruf von Daten sowie Bereitstellung der eingesetzten Portal-Funktionen.

Betroffene Daten: Je nach Nutzung insbesondere Nutzer- und Kontaktdaten, Anmeldeinformationen, Formularinhalte, Chat-Kommunikation, Nutzungsdaten sowie Immobilien-, Miet-, Vertrags-, Abrechnungs- und Dokumentendaten.

Eingesetzte Funktionen: Wix Forms, Wix Automations, Wix Members Area / Login, Wix Chat und Wix Analytics.

2. Unterauftragsverarbeiter von Wix

Wix setzt seinerseits weitere Unterauftragsverarbeiter ein. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle offizielle Liste der Unterauftragsverarbeiter von Wix.

Diese umfasst unter anderem Anbieter für Cloud-Infrastruktur, E-Mail-Zustellung, Kommunikation, Überwachung und Sicherheit. Die dort genannten Unternehmen werden nicht pauschal als unmittelbar von imonova beauftragte Dienstleister aufgeführt.

Prüfhinweis: Welche dieser Anbieter bei den konkret verwendeten Wix-Funktionen tatsächlich personenbezogene Daten aus dem Portal verarbeiten können, ist anhand der aktuellen Wix-Dokumentation und der technischen Konfiguration zu prüfen.

3. Eigenständige Drittanbieter-Apps

Zum Zeitpunkt der Erstellung sind keine eigenständigen Drittanbieter-Apps angegeben.

Werden künftig Apps oder externe Integrationen eingesetzt, die personenbezogene Daten im Auftrag von imonova verarbeiten, werden deren Anbieter, Verarbeitungszweck und betroffene Daten vor dem Einsatz geprüft und in dieser Anlage ergänzt, soweit erforderlich.

4. Aktualisierung

Die Angaben werden bei Änderungen der tatsächlich eingesetzten Dienstleister überprüft und erforderlichenfalls aktualisiert. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden dem Verantwortlichen nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags mitgeteilt.