Welche Unterlagen werden für eine Heizkostenabrechnung benötigt?

Heizkostenabrechnung einfach und nachvollziehbar vorbereiten

Eine korrekte Heizkostenabrechnung beginnt mit den richtigen Unterlagen und Angaben. Gerade bei einer zentralen Ölheizung müssen verschiedene Daten zusammengetragen werden, damit der Heizölverbrauch, die Heiz- und Warmwasserkosten sowie weitere umlagefähige Kosten nachvollziehbar ermittelt und auf die einzelnen Nutzer verteilt werden können.

Damit die Abrechnung möglichst reibungslos erstellt werden kann, haben wir die wichtigsten Angaben in einem übersichtlichen Erfassungsbogen zusammengestellt.

1. Angaben zur Immobilie

Zu Beginn werden die grundlegenden Daten der Liegenschaft benötigt. Dazu gehören insbesondere:

• Anschrift des Objekts

• Name und Anschrift des Eigentümers

• Abrechnungszeitraum

• Wohn- bzw. Nutzflächen

  
  

Diese Angaben bilden die Grundlage für die spätere Zuordnung und Verteilung der Kosten.

2. Heizölbestand zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums

Bei einer Ölzentralheizung ist es besonders wichtig, den Heizölbestand am Anfang und am Ende des Abrechnungszeitraums zu kennen.

Dazu werden jeweils benötigt:

• Heizölbestand in Litern

• Ablesedatum

• Art der Ermittlung des Tankbestands

• gegebenenfalls vorhandene Nachweise

  
  

Der Tankbestand kann beispielsweise über eine Tankanzeige, eine manuelle Messung, eine elektronische Füllstandsmessung oder durch einen Fachbetrieb festgestellt werden.

Je genauer die Bestände dokumentiert sind, desto besser lässt sich der tatsächliche Heizölverbrauch des Abrechnungszeitraums nachvollziehen.

3. Heizöleinkäufe und Tankbefüllungen

Zusätzlich zum Anfangs- und Endbestand werden sämtliche Heizöl-Lieferungen innerhalb des Abrechnungszeitraums benötigt.

Für jede Lieferung sollten möglichst folgende Angaben vorliegen:

• Lieferdatum

• gelieferte Heizölmenge in Litern

• Rechnungsbetrag

• vorhandene Rechnung bzw. Lieferbeleg

  
  

Diese Informationen sind erforderlich, um den gesamten Brennstoffverbrauch des Abrechnungszeitraums zu ermitteln.

4. Wie wird das Warmwasser erzeugt?

Bei einer zentralen Heizungsanlage muss zunächst geklärt werden, ob die Warmwasserbereitung ebenfalls über die Ölzentralheizung erfolgt.

Mögliche Systeme sind beispielsweise:

• Ölzentralheizung

• elektrischer Warmwasserspeicher bzw. Boiler

• elektrischer Durchlauferhitzer

• Gastherme oder Gas-Durchlauferhitzer

• Wärmepumpe

• Solarthermieanlage

• Fernwärme

• sonstige Systeme

  
  

Diese Information ist wichtig, weil sich daraus ergibt, welche Kosten der zentralen Heizungsanlage zugeordnet werden müssen und wie Heiz- und Warmwasserkosten voneinander abgegrenzt werden.

5. Warmwasser und Wärmemengenzähler

Ist die Warmwasserbereitung mit der zentralen Heizungsanlage verbunden, ist außerdem zu prüfen, ob ein separater Wärmemengenzähler für die Warmwasserbereitung vorhanden ist.

Falls ein Wärmemengenzähler vorhanden ist, werden unter anderem benötigt:

• Zählernummer

• Anfangsstand

• Endstand

• Ablesedatum

• Einheit des Zählers, beispielsweise kWh

  
  

Ist kein entsprechender Wärmemengenzähler vorhanden, können je nach vorhandener Messsituation andere Daten für die Ermittlung des Warmwasseranteils erforderlich sein.

Insbesondere kann der Warmwasserverbrauch der einzelnen Wohnungen bzw. Nutzungseinheiten in m³ benötigt werden.

6. Weitere umlagefähige Kosten

Neben dem eigentlichen Brennstoff können weitere Kosten der Heizungsanlage zugeordnent werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Betriebsstrom der Heizungsanlage

• Wartung der Heizungsanlage

• Schornsteinfeger

• Messdienst bzw. Ablesung

• weitere laufende Kosten der Heizungsanlage
  

Diese Kosten werden nicht einfach auf jede Wohnung einzeln verteilt da es sich um verbrauchsabhängige Kosten handelt.

Die Heizkostenverordnung schreibt für zentrale Heizungsanlagen grundsätzlich vor, dass ein Teil der Kosten nach dem tatsächlich erfassten Wärmeverbrauch und der übrige Teil nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt wird. Dadurch wird nicht einfach jeder Wohnung derselbe Anteil der gesamten Heizungsnebenkosten berechnet. Stattdessen werden die Kosten zunächst für das gesamte Gebäude ermittelt und anschließend nach dem vorgeschriebenen Verteilungsmaßstab auf die einzelnen Nutzer verteilt.

7. CO₂-Kosten

Auch die CO₂-Kosten müssen bei der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.

Für die Ermittlung können unter anderem folgende Angaben erforderlich sein:

• Heizölverbrauch

• Brennstoffdaten

• beheizte Gesamtfläche

• CO₂-bezogene Angaben aus den Brennstoffunterlagen

• vorhandene Angaben zu den CO₂-Kosten

• gegebenenfalls weitere Unterlagen zur Aufteilung
  

Je nach den konkreten Daten des Gebäudes kann die Ermittlung und Aufteilung der CO₂-Kosten unterschiedlich ausfallen.

8. Frühere Abrechnungsunterlagen

Falls vorhanden, können auch Unterlagen aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum hilfreich sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• letzte Heizkostenabrechnung

• Unterlagen eines Messdienstleisters

• frühere Verbrauchsaufstellungen

• frühere Wohnflächenaufstellungen
  

Diese Unterlagen können dabei helfen, Daten zu vergleichen und Veränderungen im Abrechnungszeitraum nachvollziehbar zu machen.

Welche Unterlagen sollten Sie bereithalten?

Für eine möglichst reibungslose Bearbeitung empfehlen wir, folgende Unterlagen zusammenzustellen:

☐ Heizöl-Lieferrechnungen und Lieferbelege

☐ Nachweise über den Heizöl-Anfangs- und Endbestand

☐ Verbrauchsablesungen und Ableseprotokolle

☐ Daten von Heizkostenverteilern und Wärmezählern

☐ Warmwasserverbrauchswerte

☐ Wohnflächenaufstellung

☐ Rechnungen für Wartung und Schornsteinfeger

☐ Nachweis über den Betriebsstrom der Heizungsanlage

☐ Unterlagen zu CO₂-Kosten

☐ Vorherige Heizkostenabrechnung, sofern vorhanden

Unser Erfassungsbogen

Damit Sie nicht selbst überlegen müssen, welche Angaben benötigt werden, können die erforderlichen Informationen strukturiert in einem Erfassungsbogen zusammengestellt werden.

So können Heizölbestände, Lieferungen, Verbrauchsdaten, Warmwasser, weitere Heizkosten und CO₂-relevante Angaben vollständig erfasst werden.

Je vollständiger die Unterlagen und Angaben vorliegen, desto effizienter und nachvollziehbarer kann die Heizkostenabrechnung erstellt werden.

Sie benötigen Unterstützung bei Ihrer Heizkostenabrechnung?

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